How long is it necessary to keep business documentation?

How long should accounting documentation be kept? Discover statutory retention periods, possible penalties, and the benefits of digital archiving for secure and compliant business operations.**

Can your archive get you fined??

In business, nothing should be considered a "trivial matter" when it comes to legal compliance. Among the obligations that often fall by the wayside—but have a significant impact on business—is the proper retention of business documentation. Imagine an inspector knocks on your door one day and asks for a document from ten years ago, but you no longer have it. Or perhaps you discarded it, thinking it was no longer needed. At that moment, penalties and unpleasant consequences are no longer just hypothetical.

This is precisely why proper retention of accounting documentation is a legal imperative for every company. But what exactly must you keep? For how long? And is there a way to do all this without piles of binders? The answers are below, and the solution is simpler than you think

Statutory retention periods: Unclear? Not anymore!

According to the Accounting Act, the General Tax Act, and relevant regulations, documentation must be kept for a specific period, which varies depending on the type of document. When it comes to retaining any accounting documentation, attention must be paid to the type of documentation, the form in which it was created, and the place of storage.

It is important to note that the retention period for accounting documents begins on the last day of the business year to which the business books relate. If the same documentation is used for other purposes (e.g., tax audit or labor dispute), it must be kept for as long as the longest prescribed period requires.

Digital archiving: Ready for inspection with a single click

Physical storage of documents is no longer the only, nor the most popular, option. Digital archiving, when properly implemented, is equally legally valid.

Documents must remain unaltered, accessible, readable, and secure. Systems like Minimax, used by our accounting office, enable secure and simple digital storage of all business documentation. With the support of HLB Adria as an authorized accounting partner, your documentation will be not only archived but also professionally managed and controlled.

Where can documentation be stored?

Documentation can be stored outside the company’s headquarters, including electronic clouds and servers located within the European Union, provided that the data is always accessible to tax and other relevant inspection authorities.

Consequences of not retaining documentation

A wrong move can be costly. For failure to comply with retention periods for accounting documents, business books, and financial statements, an entrepreneur may be fined between EUR 1,320 and EUR 13,270. 

In addition to monetary penalties, other consequences may arise, such as the loss of rights in tax and labor disputes, difficulties in obtaining financing and certifications, and damage to reputation.

A solution that works

Proper and timely retention of accounting documentation is not just a matter of choice, but a legal obligation. Digitalization and the use of modern tools facilitate this process, providing entrepreneurs with security and efficiency. Don’t let disorganized documentation put you in an uncomfortable position.

Destruction and storage of documentation

Archiving and destruction of documentation for entrepreneurs and other legal entities is regulated by the Law on Archival Material and Archives. After the retention period expires, a proposal for destruction must be submitted to the competent state archive, including a list of the type, quantity, and date of creation of the material, as well as the basis for disposal. Documentation may only be destroyed with approval, ensuring data confidentiality and environmental protection. In the event of business closure, after liquidation or deletion from the court register, business books and documentation that have not expired, or are to be kept permanently, are handed over to the Croatian Chamber of Commerce in accordance with the regulations.

Storage fees

HLB ADRIA offers secure business documentation storage services and charges storage fees according to the current price list. For existing clients, this service is included in the monthly accounting package, while for others, a monthly storage fee is charged as per the current price list.

Why complicate things when you can solve everything in one place?

With HLB Adria’s experts in accounting and tax consulting, you ensure compliance with regulations and receive timely alerts on legal changes. Don’t let a disorganized archive or outdated business practices put you at risk. Show responsibility and professionalism by choosing us as your advisor and digitizing your business.

If you have additional questions, contact us to find out how to easily align your business with legal requirements!

Koliko dugo treba čuvati računovodstvenu dokumentaciju? Otkrijte zakonske rokove, moguće kazne i prednosti digitalne arhive za sigurno i usklađeno poslovanje.

Može li vas arhiva dovesti do kazne?

U poslovanju ne postoji ništa što se može smatrati "sitnicom" kada je riječ o zakonima. Među obvezama koje često padaju u drugi plan, ali imaju velik utjecaj na poslovanje, nalazi se i pravilno čuvanje poslovne dokumentacije. Zamislite da vam jednog dana na vrata pokuca inspektor i zatraži dokumentaciju staru deset godina, a vi je nemate. Ili ste je, misleći da je više ne trebate, bacili. U tom trenutku, kazne i neugodne posljedice više nisu samo hipotetske.

Upravo zato je pravilno čuvanje računovodstvene dokumentacije zakonski imperativ za svako poduzeće. No, što točno morate čuvati? Koliko dugo? I postoji li način da sve to obavite bez gomile registratora? Odgovore donosimo niže, a rješenje je jednostavnije nego što mislite.

Zakonski rokovi: Nejasno? Ne više!

Prema Zakonu o računovodstvu, ali i Općem poreznom zakonu i Pravliniku o računovodstvu, dokumentacija se mora čuvati određeno razdoblje koje varira ovisno o vrsti dokumenta. Kada pričamo o čuvanju bilo koje računovodstvene dokumentacije potrebno je obratiti pažnju na vrstu dokumentacije o kojoj je riječ, oblik u kojemu je nastala te mjestu pohrane.

Važno je napomenuti da rok čuvanja knjigovodstvenih isprava počinje teći od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su one unesene, dok rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se one odnose. Ako se ista dokumentacija koristi i za druge svrhe (npr. porezni nadzor ili radnopravni spor), treba je čuvati onoliko dugo koliko to zahtijeva i najduži propisani rok.

Digitalna arhiva: Spremni za inspekciju jednim klikom

Fizičko čuvanje dokumenata više nije jedina, a ni najpopularnija, opcija. Digitalno arhiviranje, ako je pravilno provedeno, jednako je zakonski valjano.

Dokumenti moraju biti neizmjenjeni, dostupni, čitljivi i sigurni. Sustav poput Minimaxa, u kojem naš računovodstveni ured posluje, omogućuje sigurno i jednostavno digitalno pohranjivanje cijele poslovne dokumentacije. Uz podršku HLB Adria kao ovlaštenog računovodstvenog partnera, vaša dokumentacija će biti ne samo arhivirana, nego i stručno vođena i kontrolirana.

Gdje se smije čuvati dokumentacija?

Dokumentacija se može čuvati i izvan sjedišta poduzeća, uključujući elektroničke oblake i poslužitelje smještene unutar Europske unije, uz uvjet da su podaci uvijek dostupni poreznoj i drugim nadležnim inspekcijama.

Posljedice nečuvanja dokumentacije

Pogrešan potez može vas skupo koštati. Za nepoštivanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja poduzetnik može biti kažnjen novčanom kaznom u iznosu od 1320,00 eura do 13.270,00 eura.

Osim novčanih kazni, mogu se javiti i druge posljedice, poput gubitka prava u poreznim i radnim sporovima, otežanog pristupa financiranju i certifikacijama, te narušene reputacije.

Rješenje koje funkcionira

Pravilno i pravovremeno čuvanje računovodstvene dokumentacije nije samo stvar izbora, već zakonska obveza. Digitalizacija i upotreba suvremenih alata olakšavaju ovaj proces, a poduzetnicima pružaju sigurnost i efikasnost. Ne dopustite da vas neuredna dokumentacija dovede u neugodan položaj.

Uništavanje i pohrana dokumentacije poduzetnika

Arhiviranje i uništavanje dokumentacije poduzetnika i drugih pravnih osoba regulirano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama. Po isteku roka čuvanja, potrebno je nadležnom državnom arhivu podnijeti prijedlog za uništenje dokumentacije, koji uključuje popis vrste, količine i vremena nastanka gradiva, te osnovu za izlučivanje. Dokumentacija se može uništiti samo uz odobrenje, uz mjere zaštite tajnosti podataka i okoliša. U slučaju prestanka poslovanja, po okončanju likvidacije ili brisanja društva iz sudskog registra, poslovne knjige i dokumentacija koja nije istekla, ili je trajno čuvana, predaju se Hrvatskoj gospodarskoj komori u skladu s Pravilnikom o naknadama za pohranu i čuvanje.

Ležarina

HLB ADRIA nudi uslugu sigurne pohrane poslovne dokumentacije i naplatu ležarine, u skladu s važećim cjenikom.

Za postojeće klijente, usluga je uključena u cijenu mjesečnog knjigovodstvenog paketa, dok se za ostale korisnike naplaćuje mjesečna ležarina prema važećem cjeniku.

Zašto komplicirati kad možete sve riješiti na jednom mjestu?

Uz HLB Adria stručnjake za računovodstvo i porezno savjetovanje osiguravate usklađenost s propisima i dobivate pravovremena upozorenja na zakonske promjene.

Ne dopustite da vas neuredna arhiva ili zastarjeli način poslovanja dovedu u rizik. Pokažite odgovornost i profesionalizam, te odaberite nas kao svog savjetnika i digitalizirajte svoje poslovanje.

Ukoliko imate dodatnih pitanja, kontaktirajte nas i saznajte kako jednostavno uskladiti svoje poslovanje sa zakonskim propisima!