Koliko dugo je potrebno čuvati poslovnu dokumentaciju?

Koliko dugo treba čuvati računovodstvenu dokumentaciju? Otkrijte zakonske rokove, moguće kazne i prednosti digitalne arhive za sigurno i usklađeno poslovanje.

Može li vas arhiva dovesti do kazne?

U poslovanju ne postoji ništa što se može smatrati "sitnicom" kada je riječ o zakonima. Među obvezama koje često padaju u drugi plan, ali imaju velik utjecaj na poslovanje, nalazi se i pravilno čuvanje poslovne dokumentacije. Zamislite da vam jednog dana na vrata pokuca inspektor i zatraži dokumentaciju staru deset godina, a vi je nemate. Ili ste je, misleći da je više ne trebate, bacili. U tom trenutku, kazne i neugodne posljedice više nisu samo hipotetske.

Upravo zato je pravilno čuvanje računovodstvene dokumentacije zakonski imperativ za svako poduzeće. No, što točno morate čuvati? Koliko dugo? I postoji li način da sve to obavite bez gomile registratora? Odgovore donosimo niže, a rješenje je jednostavnije nego što mislite.

Zakonski rokovi: Nejasno? Ne više!

Prema Zakonu o računovodstvu, ali i Općem poreznom zakonu i Pravliniku o računovodstvu, dokumentacija se mora čuvati određeno razdoblje koje varira ovisno o vrsti dokumenta. Kada pričamo o čuvanju bilo koje računovodstvene dokumentacije potrebno je obratiti pažnju na vrstu dokumentacije o kojoj je riječ, oblik u kojemu je nastala te mjestu pohrane.

Važno je napomenuti da rok čuvanja knjigovodstvenih isprava počinje teći od posljednjeg dana poslovne godine na koju se odnose poslovne knjige u koje su one unesene, dok rok čuvanja poslovnih knjiga počinje teći zadnjeg dana poslovne godine na koju se one odnose. Ako se ista dokumentacija koristi i za druge svrhe (npr. porezni nadzor ili radnopravni spor), treba je čuvati onoliko dugo koliko to zahtijeva i najduži propisani rok.

Digitalna arhiva: Spremni za inspekciju jednim klikom

Fizičko čuvanje dokumenata više nije jedina, a ni najpopularnija, opcija. Digitalno arhiviranje, ako je pravilno provedeno, jednako je zakonski valjano.

Dokumenti moraju biti neizmjenjeni, dostupni, čitljivi i sigurni. Sustav poput Minimaxa, u kojem naš računovodstveni ured posluje, omogućuje sigurno i jednostavno digitalno pohranjivanje cijele poslovne dokumentacije. Uz podršku HLB Adria kao ovlaštenog računovodstvenog partnera, vaša dokumentacija će biti ne samo arhivirana, nego i stručno vođena i kontrolirana.

Gdje se smije čuvati dokumentacija?

Dokumentacija se može čuvati i izvan sjedišta poduzeća, uključujući elektroničke oblake i poslužitelje smještene unutar Europske unije, uz uvjet da su podaci uvijek dostupni poreznoj i drugim nadležnim inspekcijama.

Posljedice nečuvanja dokumentacije

Pogrešan potez može vas skupo koštati. Za nepoštivanje rokova čuvanja knjigovodstvenih isprava, poslovnih knjiga i financijskih izvještaja poduzetnik može biti kažnjen novčanom kaznom u iznosu od 1320,00 eura do 13.270,00 eura.

Osim novčanih kazni, mogu se javiti i druge posljedice, poput gubitka prava u poreznim i radnim sporovima, otežanog pristupa financiranju i certifikacijama, te narušene reputacije.

Rješenje koje funkcionira

Pravilno i pravovremeno čuvanje računovodstvene dokumentacije nije samo stvar izbora, već zakonska obveza. Digitalizacija i upotreba suvremenih alata olakšavaju ovaj proces, a poduzetnicima pružaju sigurnost i efikasnost. Ne dopustite da vas neuredna dokumentacija dovede u neugodan položaj.

Uništavanje i pohrana dokumentacije poduzetnika

Arhiviranje i uništavanje dokumentacije poduzetnika i drugih pravnih osoba regulirano je Zakonom o arhivskom gradivu i arhivama. Po isteku roka čuvanja, potrebno je nadležnom državnom arhivu podnijeti prijedlog za uništenje dokumentacije, koji uključuje popis vrste, količine i vremena nastanka gradiva, te osnovu za izlučivanje. Dokumentacija se može uništiti samo uz odobrenje, uz mjere zaštite tajnosti podataka i okoliša. U slučaju prestanka poslovanja, po okončanju likvidacije ili brisanja društva iz sudskog registra, poslovne knjige i dokumentacija koja nije istekla, ili je trajno čuvana, predaju se Hrvatskoj gospodarskoj komori u skladu s Pravilnikom o naknadama za pohranu i čuvanje.

Ležarina

HLB ADRIA nudi uslugu sigurne pohrane poslovne dokumentacije i naplatu ležarine, u skladu s važećim cjenikom.

Za postojeće klijente, usluga je uključena u cijenu mjesečnog knjigovodstvenog paketa, dok se za ostale korisnike naplaćuje mjesečna ležarina prema važećem cjeniku.

Zašto komplicirati kad možete sve riješiti na jednom mjestu?

Uz HLB Adria stručnjake za računovodstvo i porezno savjetovanje osiguravate usklađenost s propisima i dobivate pravovremena upozorenja na zakonske promjene.

Ne dopustite da vas neuredna arhiva ili zastarjeli način poslovanja dovedu u rizik. Pokažite odgovornost i profesionalizam, te odaberite nas kao svog savjetnika i digitalizirajte svoje poslovanje.

Ukoliko imate dodatnih pitanja, kontaktirajte nas i saznajte kako jednostavno uskladiti svoje poslovanje sa zakonskim propisima!