Opći uvjeti

Uvodne odredbe

Ovi Opći uvjeti (u daljnjem tekstu: Opći uvjeti) primjenjuju se na poslovni odnos između društva HLB ADRIA d.o.o., Strossmayerova 11, 51000 Rijeka (u daljnjem tekstu: Davatelj usluga) i subjekata kojima Davatelj usluga pruža knjigovodstvene usluge na temelju sklopljenog ugovora (u daljnjem tekstu: Klijent).

Opći uvjeti primjenjuju se na sve usluge koje Davatelj pruža Klijentu, osim ako su posebnim ugovorom drukčije ugovorene specifične odredbe. Posebne odredbe imaju prednost nad Općim uvjetima.

Opći uvjeti dopunjuju ugovor i primjenjuju se u skladu sa Zakonom o obveznim odnosima.

U slučaju promjene relevantnih zakona, primjenjuje se zakonska regulativa, a Opći uvjeti se mogu prilagoditi uz pravovremeno obavještavanje Klijenta.

Potpisom Ugovora Klijent potvrđuje da je upoznat s Općim uvjetima. 

Važeća i ažurirana verzija Općih uvjeta dostupna je na internetskoj stranici https://www.hlb-adria.com/opci-uvjeti/.

Članak 1. Predmet i opseg usluga

1.1. Davatelj usluga obavlja usluge u pretežito digitalnom obliku, koristeći standardizirane formate poslovnih knjiga i digitalne arhive, u skladu s odredbama Zakona o računovodstvu (NN 85/2024) i pripadajućim provedbenim propisima. Usluge se pružaju sukladno važećim standardima elektroničke razmjene podataka.

1.2. Usluge obuhvaćaju:

• obradu ulaznih i izlaznih računa
• vođenje glavne knjige i dnevnika
• obračun plaća, naknada, doprinosa i honorara
• izradu poreznih prijava i JOPPD obrazaca
• izradu financijskih izvještaja
• administrativne i poslovne evidencije
• savjetodavne i reporting usluge
• druge usluge prema Ponudbenom listu/ugovoru

1.3. U pogledu poslovnog savjetovanja, ovi uvjeti obuhvaćaju standardizirane i prilagođene savjetodavne usluge vezane uz poreznu optimizaciju, transferne cijene, planiranje i analizu, upravljanje rizicima te izvještavanje prema potrebama Klijenta.

1.4. Davatelj usluga ne preuzima poslovne odluke Klijenta niti odgovornost za posljedice takvih odluka. 

1.6. Poslovi iz članaka 1.2. i 1.3. smatraju se predmetom ugovora o uslugama po paušalnoj naknadi, osim ako nije izričito drugačije navedeno u posebnim uvjetima. Paušalni ugovor obvezuje Davatelja usluga da tijekom trajanja jednogodišnjeg ugovora, ako nije drugačije uređeno klauzulom o raskidu, osigura izvršenje ugovorenih usluga ugovorenih po paušalu. Paušal obuhvaća samo definirani opseg usluga, a dodatne usluge se fakturiraju posebno po važećem cjeniku.

1.7. U svojoj poslovnoj mreži, davatelj usluga pruža računovodstvene usluge poduzetnicima, obrtnicima, neprofitnim organizacijama, korisnicima proračuna, fizičkim osobama i drugim subjektima u skladu sa zakonima i podzakonskim aktima koji uređuju njihovo financijsko poslovanje i računovodstveno upravljanje.

1.8. Usluge uključuju prihvat i klasifikaciju dokumenata, kontiranje, obračune, izradu izvještaja, izvještavanje nadležnim tijelima, obračun plaća, čuvanje digitalnih podataka i druge povezane usluge.

1.9. Savjetovanja koja Davatelj usluga pruža Klijentu, a koja neće biti dodatno naplaćena uz naknadu navedenu u ugovoru za pružanje knjigovodstvenih usluga (stavak 1.2.), odnose se isključivo na razjašnjavanje pitanja izravno povezanih s uslugama definiranim u "Upitu za pružanje knjigovodstvenih usluga."  Savjetodavne usluge iz stavka 1.3. uređuju se posebnim uvjetima unutar ugovora za knjigovodstvene i savjetodavne usluge ili ugovora o posebnim savjetodavnim uslugama.

1.10. Usluge se obavljaju putem certificiranih informacijskih sustava i digitalnih arhiva u skladu sa važećim standardima elektroničke razmjene podataka (eRačun, eArhiva, DMS) i relevantnim propisima.

1.11. Davatelj usluga će obavijestiti Klijenta o svakoj izmjeni Općih uvjeta.

Članak 2. Digitalna dokumentacija i dostava podataka

2.1. Oblik dokumentacije

Dokumentacija se vodi i dostavlja u digitalnom obliku, osim u slučajevima u kojima zakon izričito propisuje dostavu originala ili ovjerenih primjeraka. Klijent je odgovoran za pravovremenu dostavu izvornika ili ovjerenih dokumenata kada je to zakonom propisano.
Sva dokumentacija mora biti istinita, potpuna i pravodobna te dostavljena putem komunikacijskih kanala definiranih u članku 3.4.

2.2. Prihvaćeni formati

Prihvaćaju se standardni digitalni formati definirani u članku 7.9.–7.11., kao i drugi formati koje Davatelj može tehnički obraditi.

2.3. Elektronički računi i fiskalizacija

Od dana stupanja na snagu zakonske obveze, Klijent je obvezan dostavljati sve račune u obliku eRačuna ili fiskalizirane račune, u skladu s važećim propisima o PDVu i fiskalizaciji. Elektronički zapisi moraju biti zaštićeni protiv izmjena i mora biti omogućena arhivacija i pristup nadležnim tijelima. Davatelj obrađuje račune samo ako su fiskalizirani i pravilno strukturirani.

2.4. Neispravna dokumentacija

Neispravna dokumentacija, uključujući nepravilno skenirane, nečitke, djelomične, nefiskalizirane ili na drugi način tehnički neobradive dokumente, smatra se nedostavljenom u smislu članka 7.1.
Klijent je dužan ponovno dostaviti ispravnu dokumentaciju u roku dogovorenom s Davateljem. Davatelj će obavijestiti Klijenta o nedostatcima u dokumentaciji čim ih uoči.

2.5. Skeniranje i fotografije dokumentacije

Davatelj može izraditi skenirane kopije ili fotografije dostavljene dokumentacije u svrhu obrade, arhiviranja i postupanja u skladu s relevantnim propisima.

2.6. Elektronička dostava

Elektronička dostava dokumentacije smatra se valjanom ako je podrijetlo dokumenta provjerljivo i ako Davatelj može potvrditi njegovu vjerodostojnost, sukladno propisima o elektroničkoj identifikaciji, elektroničkom potpisu i fiskalizaciji.

Članak 3. Preduvjeti za sklapanje ugovora i dostava početne dokumentacije

3.1. Prije sklapanja ugovora, Klijent dostavlja osnovnu dokumentaciju, odnosno odluku o osnivanju društva ili obrta, odluku o minimalnim tehničkim uvjetima, karticu o položenim ovlaštenim osobama. Davatelj usluga može također zatražiti drugu dokumentaciju ili informacije potrebne za prijem usluga i izračun cijene ili pokriće usluga, kao što su, na primjer, bruto bilanca, otvorene stavke obveza prema dobavljačima itd.

3.2. Prije sklapanja ugovora, Klijent ispunjava "Upit za ponudu odnosno pružanje knjigovodstvenih usluga", a gore navedeni obrazac predstavlja aneks ugovoru u kojem su navedeni osnovni poslovni podaci i popis usluga koje Klijent zahtijeva od Davatelja usluga. Dostava i prikupljanje dokumentacije (ulazni transfer) i informacija provode se na način i unutar rokova koji su utvrđeni ugovorom i ovim Općim uvjetima. Uz dokumentaciju, Klijent dostavlja Davatelju usluga popis osoba ovlaštenih za dostavu i prikupljanje dokumentacije, kao i drugih odgovornih i kontaktnih osoba koje predstavljaju Klijenta u odnosu na Davatelja usluga i koje su potrebne za izvršenje usluge.

3.3. Podaci iz prethodnog stavka koriste se za određivanje cijene i obuhvata usluga Davatelja usluga. Na taj način, utvrđena cijena može biti predmet promjene ako se utvrdi da su podaci koje je Klijent dostavio netočni ili ako je povećan obim poslovanja, čime se povećava obim knjigovodstvenih poslova. Ako se steknu navedeni uvjeti, 

Klijent će biti unaprijed obaviješten o tome.
U slučaju da se utvrdi da je Klijent dostavio netočne informacije koje su značajno utjecale na cijenu, Davatelj usluga može zahtijevati naknadu za izgubljenu zaradu ili jednostrano raskinuti ugovor.

3.4. Klijent je obvezan svu dokumentaciju dostavljati isključivo putem kanala komunikacije koje Davatelj usluga prethodno definira i komunicira Klijentu na početku suradnje putem Onboarding priručnika za Klijenta. Davatelj usluga ima pravo odbiti dokumentaciju dostavljenu putem drugih kanala ili u nekompatibilnom formatu.

3.5. Na temelju Obrazca ponude, obuhvat usluga koji ulazi u paket specificiran je u aneksu ugovora. Taj aneks specificira usluge koje ulaze u paušalnu naknadu, te usluge koje će se normalno obavljati na način da se fakturiraju po komadu ili vremenu.

3.6. Nakon potpisivanja ugovora i prije početka usluge, Klijent je dužan dostaviti Davatelju usluga svu potrebnu dokumentaciju za standardizaciju formata i e-dokumetacije iz Članka 2. koja uključuje: glavnu knjigu, dnevnik i sve pomoćne knjige za prethodno i tekuće razdoblje do datuma prikupljanja usluge, sve knjigovodstvene dokumente na temelju kojih su poslovne promjene evidentirane u početnom bilanciranju, osnovnu pravnu dokumentaciju subjekta (osnivačke akte, propise, statute itd.)

3.7. Klijent je obvezan dostaviti dokumentaciju u elektroničkom obliku, osim u slučajevima kada zakon zahtijeva dostavu izvornika. Davatelj usluga ima pravo odbiti dokumentaciju koja nije dostavljena u standardiziranom formatu propisanom važećim računovodstvenim standardima.

3.8. U slučaju promjene obima poslovanja, Davatelj usluga obvezan je izraditi novu procjenu rizika Klijenta prema AML propisima u skladu sa Zakonom o sprječavanju pranja novca i financiranja terorizma i pripadajućim EU pravilnicima.

Članak 4. Članak 4. AML – Sprječavanje pranja novca i financiranja terorizma

4.1. Pri organiziranju usluga, Davatelj usluga provodi analizu Klijenta, procjenjujući rizik od zloupotrebe pranja novca i financiranja terorizma te prikuplja potrebne podatke i dokumente. U slučaju da je riječ o rizičnom Klijentu, Davatelj usluga može odustati od sklapanja ugovora ili jednostrano raskinuti ugovor ako Klijent nije dostavio istinite informacije o prirodi svog poslovanja prije potpisivanja ugovora, što predstavlja rizik u smislu ovog Zakona.

4.2. Pri organiziranju usluga Davatelja usluga i u svrhu obavljanja dužne pažnje prema Klijentu, Davatelj usluga zatražit će od Klijenta da ispuni podatke o stvarnom vlasniku Klijenta na obrascu "Izjava o stvarnom vlasniku". Klijent potpisuje izjavu, a Davatelj usluga je pohranjuje u svoj dosje.

4.3. Postupci propisani stavcima 1. i 2. ovog članka primjenjivat će se i na klijente s kojima su već zaključeni ugovori o uslugama.

4.4. Davatelj usluga provodi kontinuirani nadzor Klijenta (ongoing monitoring) u skladu s EU AML paketom i nacionalnim propisima kako budu stupali na snagu, uključujući redovitu provjeru stvarnog vlasnika i praćenje transakcijskog rizika.

4.5. U slučaju identifikacije AML rizika, Davatelj usluga će obavijestiti Klijenta o nedostacima i dati mu razuman rok za ispravak. Ako Klijent ne postupi u zadanom roku, Davatelj usluga može raskinuti ugovor.

4.6. Klijent je odgovoran za točnost i pravovremenost dostavljenih podataka, te za arhiviranje izvornika prema zakonskim rokovima.

4.7. Davatelj osigurava zaštitu i čuvanje elektroničkih zapisa u skladu sa zakonskim propisima i omogućava pristup nadležnim tijelima.

Članak 5. Zaključivanje ugovora i cijene

5.1. Ugovor o uslugama sklapa se na godinu dana uz automatsko produljenje. U iznimnim slučajevima, ugovor se može sklopiti na određeno ili neodređeno vrijeme.

5.2. Prava i obveze iz ugovornog odnosa između Davatelja usluga i Klijenta počinju na dan označen u ugovoru o uslugama.

5.3. Klijent prethodno zaprimljenim Upitom o ponudi dostavlja osnovne podatke i procjene vezane uz svoje poslovanje, koje Davatelj usluga koristi za izradu ponude. Klijentu se zatim dostavlja se i Ponudbeni list u kojem su detaljno navedene specifičnosti, obuhvat usluga te drugi ključni parametri poslovnog odnosa.

5.4. Ponudbeni list i ponuda koju je Davatelj usluge dostavio i koju je Klijent prihvatio, zajedno sa specifikacijom usluga,  ovim Općim uvjetima i ugovorom, čini cjelovitu i nedjeljivu dokumentaciju koja predstavlja sastavni dio ugovornog odnosa između Davatelja usluga i Klijenta.

Prije sklapanja ugovora, Davatelj usluga obvezan je jasno uputiti Klijenta na Opće uvjete, a Klijent njihov sadržaj potvrđuje potpisivanjem ponude i ugovora.

5.5. Davatelj može uskladiti cijene uz prethodnu obavijest od najmanje 30 dana unaprijed. Rok dospijeća je 7 dana od izdavanja računa, osim ako nije drugačije dogovoreno.
Za kašnjenje se obračunava zakonska zatezna kamata.
Davatelj može:

• obustaviti pružanje usluga
• ograničiti pristup sustavima
• ne započeti izradu izvještaja ako računi nisu podmireni.

Članak 6. Dostava i prikupljanje dokumentacije

6.1. Klijent dostavlja dokumentaciju potrebnu za obavljanje usluge na način i u rokovima utvrđenim ugovorom i ovim Općim uvjetima.

6.2. Dokumentacija uključuje knjigovodstvene dokumente, odluke i ostalu pravnu i drugu dokumentaciju, kao i druge informacije potrebne za obavljanje usluge ili koje nastanu tijekom obavljanja usluge.

6.3. Dokumentacija dostavljena u svrhu izvještavanja kroz "Izvještaj o primitcima, porezu na dohodak i prirezima te doprinosima za mirovinsko i zdravstveno osiguranje" (u daljnjem tekstu JOPPD obrazac), zahtijeva svakodnevnu ažurnost, što znači da je Klijent obvezan dostaviti obavijest o izvršenim uplatama na dan uplate ili najkasnije sljedeći dan, budući da su za subjekte koji ne dostave JOPPD obrazac u propisanim rokovima predviđene prekršajne kazne.

Također, sva ostala dokumentacija koja zahtijeva unos u poslovne knjige, a koja je vezana uz sastavljanje bilo kakvih izvještaja ili vođenje evidencija koje mogu imati pravne i financijske posljedice za Klijenta, mora biti dostavljena od strane Klijenta najkasnije 5 dana prije propisanih rokova unutar kojih se izvještaji ili evidencije moraju izvršiti, inače Davatelj usluga nije odgovoran za financijske i pravne posljedice kašnjenja u dokumentaciji.

Klijent je odgovoran za pravodobnu dostavu svih podataka potrebnih za obračun plaća i drugih izvještaja najkasnije 3 dana prije datuma dogovorene isplate.

U slučaju kašnjenja u dostavi dokumentacije od strane Klijenta i ako je Davatelj usluga izvršio istu uslugu unutar zakonskog roka, a izvršenje je zahtijevalo dodatne troškove (npr. prekovremeni rad), Davatelj usluga dodatno će fakturirati troškove u iznosu stvarno nastalih troškova sukladno cjeniku, koji će biti dalje specificirani na računu za sljedeći mjesec.

6.4. Klijent je odgovoran za autentičnost i istinitost dostavljene dokumentacije. Potvrđuje njezinu istinitost potpisivanjem dokumentacije od strane osobe ovlaštene za odobravanje dokumentacije. U slučaju da dostavljena dokumentacija nije odobrena, Davatelj usluga će je knjižiti kao neodobrenu. Davatelj usluga nije odgovoran za knjiženje neodobrenih knjigovodstvenih dokumenata koje Klijent dostavi putem svojih kanala.

6.5. Uz dokumentaciju, Klijent dostavlja popis osoba ovlaštenih za njezinu dostavu i preuzimanje.

6.6. Dokumentacija se dostavlja tijekom radnog vremena Davatelja usluga.

6.7. Klijent je obvezan osigurati da elektronička dokumentacija bude potpisana naprednim ili kvalificiranim elektroničkim potpisom kada je to propisano poreznim i računovodstvenim propisima.

6.8. Davatelj usluga nije odgovoran za pogreške u dokumentaciji koja je zaprimljena preko neautoriziranih komunikacijskih kanala.

Članak 7. Dostava/ prikup dokumetacije tijekom fiskalne godine i rokovi za dostavu i obradu dokumentacije

7.1. Klijent je obvezan dostaviti dokumentaciju u rokovima koji omogućuju pravovremeno izvršenje zakonskih obveza. Standardni rok za dostavu novih dokumenata je 3 radna dana od primitka, osim posebnih zakonskih rokova. U slučaju dolazne dokumentacije, ovaj rok računa se od sljedećeg radnog dana nakon što je Klijent primio dokumentaciju. Klijent dokumente dostavlja preko kanala koje je Davatelj definirao u Onboarding priručniku za klijente.

7.2. Davatelj usluga obvezuje se dostaviti izvještaje, ispunjene obrasce, naloge i druge izlazne knjigovodstvene dokumente Klijentu u dovoljan broj primjeraka, pripremljene za ovjeru i potpis prije dostave nadležnim institucijama i drugim subjektima.

7.3. Kod elektroničke razmjene dokumenata putem DMS sustava, vrijeme zaprimanja smatra se trenutkom automatske evidencije dokumenta u sustavu.

7.4.  Usluge se izvršavaju sukladno zakonskim rokovima i internim operativnim procedurama pod uvjetom da je dokumentacija dostavljena u skladu s člankom 7.
7.5. Usluge obračuna plaća zahtijevaju potpunu dokumentaciju najkasnije 5 radnih dana prije dospijeća. Dokumenti dostavljeni nakon tog roka obrađuju se u sljedećem ciklusu.
7.6. Ako Klijent zakasni s dostavom potrebnih podataka ili dokumentacijom, Davatelj nije odgovoran za nemogućnost podnošenja prijava kao ni za bilo kakve prekršajne, porezne ili financijske posljedice nastale zbog toga.

7.7. Davatelj usluga ima pravo privremeno obustaviti rad na predmetima Klijenta ako:
a) Klijent ne podmiruje dospjele račune ili
b) Klijent ne poštuje dogovorenu komunikaciju i rokove za dostavu dokumentacije.

O obustavi rada Davatelj će prethodno pisano obavijestiti Klijenta, osim u slučaju težih povreda ugovornih obveza kada Davatelj može obustaviti rad odmah.

7.8. Prihvaćeni formati dokumentacije uključuju, ali nisu strogo ograničeni na: PDF, JPEG, PNG, DOCX, XLSX, te druge uobičajene poslovne formate.
U skladu s važećim propisima o e-Računu Klijent je obvezan dostavljati račune i ostale financijske dokumente u standardima:
– eRačun (UBL 2.1),
– fiskalizirani račun prema važećim propisima,
– strukture propisane sustavima eArhive i DMS-a Davatelja usluga.

7.9. Nepravilno skenirana, nečitka, nepotpuna ili tehnički neupotrebljiva dokumentacija smatra se nedostavljenom.

7.10. Elektronička dostava dokumentacije putem e-maila, DMS sustava, eRačun platforme ili drugih digitalnih kanala smatra se valjanom ako je moguće utvrditi vjerodostojnost podrijetla dokumenta, sukladno propisima o elektroničkoj identifikaciji i digitalnom potpisu.

Članak 8. Dokumentacija koju Davatelj usluga dostavlja Klijentu za prošlu godinu

8.1. U slučaju da su ugovorne obveze prema Klijentu ispunjene, Davatelj usluga obvezuje se predati obrađenu, uredno složenu i potpunu knjigovodstvenu dokumentaciju Klijentu za prošlu fiskalnu godinu.

8.2. U slučaju da Klijent nije ispunio svoje ugovorne obveze u vidu podmirenja dospjelog dugovanja Davatelj usluga ima pravo zadržati interne radne dokumente i analitičke radne papire do podmirenja duga, ali ne i izvornu poslovnu dokumentaciju klijenta niti zakonom propisane poslovne knjige.

8.3. U slučaju da Klijent nije ispunio svoje obveze u pogledu vjerodostojnosti (potpunosti, točnosti, istinitosti, vlasništva ili sveobuhvatnosti) knjigovodstvenih dokumenata, a Davatelj usluga također to utvrdi, Davatelj usluga pozvat će Klijenta da promijeni iste dokumente. Trošak bilježenja promjena snosi Klijent. U svakom slučaju, Davatelj usluga nije odgovoran za vjerodostojnost knjigovodstvenih dokumenata, osim onih koje je sam izradio, a koji nemaju osnovu u drugim knjigovodstvenim dokumentima ili evidencijama za koje je odgovoran Klijent.

8.4. Knjigovodstvena dokumentacija može se predati i u digitalnom obliku sukladno zakonskim rokovima arhiviranja. Predaja digitalne dokumentacije provodi se u formatu koji Klijent, ali i Davatelj usluge mogu tehnički koristiti.

Članak 9. Prijelaz

9.1. Prijelaz je postupak koji nastaje nakon sklapanja ugovora o obavljanju knjigovodstvenih usluga (ulazni prijelaz) ili nakon raskida ugovora o obavljanju knjigovodstvenih usluga (izlazni prijelaz).

9.2. Ako je sklopljen redovan ugovor s trajanjem od najmanje godinu dana bez mogućnosti raskida, trošak prijelaza obično je uračunat u cijenu obavljanja usluge i raspodjeljuje se na razdoblje od jedne godine.

9.3. Ako je sklopljen ugovor s klauzulom o prijevremenom raskidu ili ugovor na neodređeno vrijeme, Klijent snosi troškove ulaznog prijelaza u cijelosti, osim u segmentu obrazovanja osoblja za rad na računovodstvenom softveru na kojem radi Davatelj usluga.

9.4. Troškove ulaznog prijelaza iz stavka 9.3. Davatelj usluga izrazit će financijski u prvobitnoj ponudi u skladu sa važećim cjenikom.

9.5. Ako je raskid ugovora izazvan razlozima na strani Klijenta odnosno zbog razloga jednostranog raskida koji nije na strani Davatelja usluga, neplaćanja ili drugih razloga, Klijent snosi troškove ulaznog i izlaznog prijelaza, a Davatelj usluga će ih fakturirati.

Članak 10. Paušalne i dodatne konzultantske usluge

10.1. Konzultantske usluge ugovorene u okviru ugovora o knjigovodstveno-konzultantskim uslugama ugovaraju se kao paušalna naknada na razdoblje od jedne godine s mjesečnim fakturiranjem ugovorene paušalne naknade. U slučaju jednostranog raskida ugovora od strane Klijenta tijekom ugovorenog jednogodišnjeg razdoblja, Davatelj usluga će fakturirati razliku između plaćenih i iznajmljenih paušalnih sati. Neiskorišteni sati ne prenose se u sljedeću godinu.

10.2.  Kad Klijent potroši sve ugovorene godišnje konzultantske sate, Davatelj usluga će ga o tome pismeno obavijestiti. Svi dodatni konzultantski sati nakon toga naplaćuju se mjesečno, prema stvarno odrađenim satima i cijeni jednog paušalnog sata prema važećem cjeniku. Evidencija utrošenih sati je dostupna Klijentu na zahtjev.

10.3. Dodatni sati konzultantskih usluga bilježe se u evidenciji koju Klijent može pregledati. Nakon isteka ugovorenih sati, dodatni sati se naplaćuju prema cjeniku, uz prethodnu obavijest Klijentu.

10.4. Davatelj usluga osigurava da za Klijenta može pružiti dodatne konzultantske usluge do max 50% iznosa godišnjeg fonda sati iz paušalnog ugovora. Ti dodatni sati naplaćuju se prema važećem cjeniku.

Članak 11. Naknada i uvjeti plaćanja usluga

11.1. Naknada za pružanje usluga, kao i sve druge naknade na koje Davatelj usluga ima pravo, određuju se važećim cjenikom. Davatelj usluga može mijenjati cjenik usluga radi usklađenja s inflacijskim kretanjima, rastom poslovnih troškova ili drugim objektivnim i opravdanim razlozima. Davatelj usluga obvezan je pravovremeno obavijestiti Klijenta o promjeni cjenika i ponuditi mu nove uvjete.

Novi uvjeti stupaju na snagu nakon isteka roka od 30 dana od dostave obavijesti, osim ako Klijent prije isteka roka pisano izjavi da ne prihvaća nove uvjete, u kojem slučaju ugovor prestaje protekom navedenog roka bez dodatnih troškova za Klijenta.

Neovisno o izmjenama cjenika, Davatelj usluga i Klijent mogu tijekom ugovornog odnosa mijenjati posebne ugovorne uvjete na temelju promjena u zahtjevima Klijenta ili opsegu posla, uz obostranu suglasnost.

11.2. U slučaju da Klijent zatraži stalno pružanje usluge koja nije ugovorena, Davatelj usluga i Klijent će naknadno zasebno ugovoriti takvu uslugu aneksom, a u slučaju jednokratnih ili povremenih usluga, narudžbom s potvrdom narudžbe putem e-maila.

11.3. Davatelj usluga izdaje mjesečne fakture Klijentu za obavljanje usluga u skladu s ugovorom, a na fakturi je naznačen datum dospjela plaćanja. Klijent je dužan platiti ukupni iznos nespornih troškova i dugova nastalih tijekom trajanja ugovornog odnosa.

11.4. Ako Klijent primi poziv za ispunjenje obveze, Klijent je dužan podmiriti dospjeli nesporni iznos računa u roku od 15 (petnaest) dana od primitka obavijesti. Prvi poziv za ispunjenje obveze šalje se Klijentu 60 dana nakon roka dospjelosti obveze. Poziv za ispunjenje obveze bit će poslan Klijentu na adresu navedenu u Ugovoru ili na neku drugu adresu koju je Klijent obavijestio Davatelja usluga. Poziv za ispunjenje obveze bit će poslan preporučenom poštom ili elektroničkim putem. Ako poziv za ispunjenje obveze iz ugovora, poslan Klijentu i dostavljen pošti preporučenom poštom s potvrdom primitka, bude vraćen Davatelju usluga kao nedostavljen iz bilo kojeg razloga, naknadni rok za ispunjenje počinje od dana predaje tog pisma pošti ili slanja elektroničkom poštom.

11.5. Ako Klijent kasni s plaćanjem više od 75 dana, Davatelj usluga će obračunati zakonske zatezne kamate od roka dospjelosti pojedinačne fakture u skladu s člankom 29. stavkom 2. Zakona o obveznim odnosima.

11.6. Klijent je dužan podmiriti račun do roka dospjelosti navedenog na računu. Davatelj usluga može privremeno ograničiti ili obustaviti pružanje usluga ili jednostrano raskinuti ugovor prijevremeno bez najave ako Klijent nije podmirio dospjeli dug u roku od 30 dana od dana primitka pisane opomene, ili unutar 120 dana od roka dospjelosti najranije nepodmirene fakture.

Davatelj usluga zadržava pravo postupiti drukčije ako utvrdi da je to potrebno.

11.7. Davatelj usluga zadržava pravo naplatiti naknadu čak i kada nije u mogućnosti u cijelosti pružiti uslugu zbog neadekvatne, netočne ili nepotpune dokumentacije osim ako Davatelj usluge nije prethodno obavijestio Klijenta o nedostatcima dokumentacije.

11.8. U slučaju kontinuiranih kašnjenja u plaćanjima ili rizika od nepodmirenja obveza od strane Klijenta, Davatelj usluga ima pravo poduzeti dodatne zaštitne mjere, a to uključuje: dobivanje odgovarajućih instrumenata za osiguranje plaćanja, privremenu obustavu usluga i/ili dobivanje potpisanog ugovora s iznosom ugovorenih paušalnih naknada, odnosno jednostrano raskidanje ugovora na određeni vremenski period.

11.9. U slučaju galopirajuće inflacije (iznad 10% godišnje), Davatelj usluga ima pravo izdati posebnu fakturu u iznosu zakonski utvrđene inflacije za određeni period pomnožene s paušalnim iznosom, ali samo u slučaju kada prethodno nije prilagodio cijene za iznos inflacije.

11.10. Davatelj usluga ima pravo uskladiti cijene u slučaju promjena poreznih propisa, uvođenja novih digitalnih platformi i obveznih tehničkih standarda (npr. eRačun).

Članak 12. Arhiviranje i rokovi čuvanja

12.1. Davatelj usluga arhivira i čuva dokumentaciju Klijenta u rokovima i na način propisan Zakonom o računovodstvu, poreznim propisima te Zakonom o arhivskoj građi i arhivima, a u opsegu potrebnom za izvršavanje ugovornih obveza.

12.2. Po isteku zakonskih rokova čuvanja dokumentacije koju je Davatelj dužan čuvati radi izvršavanja ugovora, dokumentacija koja nije nužna za daljnji rad Davatelja vraća se Klijentu ili se, uz prethodnu pisanu suglasnost Klijenta, može sigurno uništiti.

12.3. Po raskidu ugovora, Davatelj usluga zadržava dokumentaciju Klijenta u svojoj arhivi najdulje 60 dana, isključivo radi omogućavanja primopredaje ili prijenosa u vlastitu arhivu Klijenta. Nakon isteka tog roka, sve dokumente Davatelj vraća Klijentu ili ih briše/uništava — ali to ne umanjuje zakonsku obvezu Klijenta da originalne ili zakonski arhivirane primjerke čuva u trajanju predviđenom zakonom.

12.4. Usluga dodatnog arhiviranja dokumentacije (digitalne ili fizičke) naplaćuje se Klijentu prema važećem cjeniku Davatelja.

12.5. Digitalna dokumentacija čuva se u rokovima propisanim Zakonom o računovodstvu, a najmanje 11 godina, osim ako drugi propisi nalažu dulje razdoblje.

12.6. Fizička dokumentacija čuva se samo kada je to zakonom obvezno ili kada se radi o dokumentima koji ne mogu biti valjano digitalizirani.

12.7. Digitalna arhiva vodi se u skladu sa Zakonom o računovodstvu, Zakonom o elektroničkoj dokumentaciji te Zakonom o arhivskoj građi i arhivima.

12.8. Standardni rokovi čuvanja dokumentacije iznose:

• poslovne knjige i financijski izvještaji: najmanje 11 godina
• knjigovodstveni isprave i porezna dokumentacija: 11 godina
• Isplatne liste /Rješenja o plaći i promjenama: trajno
• ugovori i pravni akti: najmanje do isteka pravnih učinaka, a akti trajne vrijednosti čuvaju se trajno

12.9. Digitalna dokumentacija po raskidu ugovora čuva se najdulje 60 dana, osim ako je zakonom propisan duži rok, nakon čega se briše ili predaje Klijentu u dogovorenom formatu.

12.10. Klijent je obvezan osigurati čuvanje izvornih fizičkih dokumenata u rokovima propisanim zakonom, osim kada je zakonom dopuštena i valjana digitalna pohrana. Digitalna pohrana vrijedi samo kada je zakon dopušta kao jednako pravno valjanu. Klijent ostaje jedini zakonski obveznik čuvanja originalne dokumentacije.

Članak 13. Intelektualno vlasništvo

13.1. Autorska prava odnose se na analize, metodologije, savjetodavne materijale i radne papire Davatelja usluge, dok poslovna dokumentacija i financijski izvještaji pripadaju Klijentu.

13.2. Davatelj usluga zadržava proizvedene dokumente, zapise i podatke navedene u prethodnom članku u svom vlasništvu i posjedu te ih predaje Klijentu u trenutku kada Klijent to zatraži i kada podmiri sve svoje dospjelo dugovanje prema Davatelju usluga, u skladu s uvjetima prijelaza. 

13.3. Intelektualno vlasništvo Davatelja usluga uključuje stvorene izvještaje i materijale. Klijent ima pravo pristupa svojoj originalnoj dokumentaciji nakon podmirenja svih dospjelih obveza, neovisno o intelektualnim pravima Davatelja.

13.4. Davatelj usluga zadržava autorska prava nad metodološkim materijalima, analizama, savjetodavnim dokumentima, studijama i internim radnim papirima. Svi financijski izvještaji, poslovne knjige i dokumenti nastali iz izvorne dokumentacije Klijenta smatraju se dokumentacijom Klijenta, a bez pisane suglasnosti Davatelja usluga, Klijentu nije dopušteno koristiti, jer je navedeno intelektualno vlasništvo Davatelja usluge.

13.5. Prijenos prava i obveza iz ovog Ugovora moguć je isključivo uz prethodni pisani pristanak druge strane, osim u slučaju zakonske obveze ili spajanja/preuzimanja poslovanja.

Članak 14. Odgovornost

Davatelj usluga osobito odgovara za:

• nepravilno evidentiranje i knjiženje ispravno dostavljene knjigovodstvene dokumentacije;
• kašnjenje u obavljanju knjigovodstvenih procesa i nepravovremeno izvršavanje usluga u propisanim rokovima, pod uvjetom da je Klijent dokumentaciju dostavio pravovremeno, u odgovarajućoj kvaliteti i formi te uredno podmirio obveze iz ugovora;
• gubitak zaprimljene dokumentacije;
• otkrivanje poslovnih tajni u vezi s izvršenjem ugovora, osim ako Davatelj usluga ima zakonsku obvezu prijaviti nezakonite radnje Klijenta nadležnim institucijama.

Ograničenja odgovornosti iz ovog članka ne primjenjuju se u slučaju namjere ili grube nepažnje Davatelja usluga.

Klijent osobito odgovara za:

• dostavu lažne ili krivotvorene dokumentacije;
• nedostatnu ili neadekvatnu dokumentaciju, uključujući nedostavljanje dokumenata koji se odnose na poslovne promjene;
• davanje netočnih podataka prilikom izrade inventure;
• nedostavljanje dokumentacije u propisanom roku i formatu;
• dostavu dokumentacije koja nije ovjerena od strane ovlaštene osobe, kada je ovjera obvezna;
• gubitak vlastite dokumentacije prije predaje Davatelju usluga;
• nepodmirivanje dospjelih obveza, osobito obveza prema Davatelju usluga;
• nepoštivanje rokova za pravovremenu i potpunu dostavu dokumentacije potrebne za izradu i podnošenje JOPPD obrasca i drugih zakonskih izvještaja;
• nepoštivanje rokova i nepotpunu dostavu dokumentacije potrebne za prijave i odjave putem sustava e-HZMO i e-HZZO, osim ako je Klijent ovlastio Davatelja usluga za obavljanje tih radnji.

14.1. Davatelj usluga neće biti odgovoran za sadržaj knjigovodstvenih dokumenata koji su sastavljeni na mjestu i u trenutku poslovnog događaja i koji moraju neosporno i istinito sadržavati sve informacije o tom događaju. Davatelj usluga neće biti odgovoran za bilo kakvu štetu koja može nastati Klijentu ili trećim stranama zbog sadržaja knjigovodstvenih dokumenata koji su sastavljeni na mjestu i u trenutku poslovnog događaja. Davatelj usluga preuzima odgovornost za one knjigovodstvene dokumente koje je izradio na temelju autentične dokumentacije.

14.2. Davatelj usluga neće biti odgovoran za bilo kakvu štetu ili gubitak dobiti koji Klijent pretrpi tijekom pružanja usluge, ako je nastala izvan okvira prikupljanja i obrade podataka na temelju knjigovodstvenih dokumenata, izrade i vođenja poslovnih knjiga, izrade i sastavljanja godišnjih financijskih izvještaja, prikupljanja i obrade podataka u vezi s izradom i sastavljanjem godišnjih izvještaja, te financijskih podataka za statističke, porezne i druge potrebe, osim ako nije drugačije ugovoreno. Ograničenje odgovornosti primjenjuje se u najvećoj mjeri dopuštenoj Zakonom o obveznim odnosima.

14.3. Klijent je dužan odmah po saznanju o novim okolnostima koje mogu biti važni za izvršenje usluga, u pisanom obliku obavijestiti Davatelja usluga o svim promjenama i novim okolnostima. Davatelj usluga neće biti odgovoran za nepodnošenje dokumentacije na vrijeme i nepotpuno dostavljene dokumente te bilo kakvu štetu i kazne koje iz njih mogu proizaći.

14.4. Klijenti koji su obvezni izdati JOPPD obrazac, dužni su pravovremeno i ažurirano obavještavati o izvršenim uplati, jer su predviđene novčane kazne za subjekte koji ne podnose JOPPD obrazac u propisanim rokovima. Sve moguće novčane kazne koje nastanu zbog kašnjenja u dostavi dokumentacije snosi Klijent.

14.5. Davatelj usluga ne odgovara za štetu nastalu zbog propusta Klijenta da osigura točnost i potpunost elektroničke dokumentacije ili zbog tehničkih pogrešaka u informatičkim sustavima Klijenta. Odgovornost Davatelja isključena je u mjeri dopuštenoj Zakonom o obveznim odnosima.

Članak 15.  Zaštita podataka i poslovna tajna

15.1. Kao poslovnu tajnu, Davatelj usluga se obvezuje čuvati kao poslovnu tajnu činjenice koje sazna o Klijentu, informacije koje stekne obavljanjem usluga za Klijenta, te informacije i izvještaje koji proizlaze iz obavljanja uslužnih aktivnosti. Svi zaposlenici koji obavljaju računovodstvene usluge, kao i svi ostali zaposlenici Davatelja usluga, obvezni su čuvati informacije koje steknu obavljanjem usluga za Klijenta kao poslovnu tajnu, a te informacije ne smiju biti otkrivene ili omogućene trećim stranama, osim ako to ne zahtijeva sud ili druge nadležne vlasti u skladu s zakonskim propisima. Pod pojmom dokumenti podrazumijevamo sve dokumente, njihov sadržaj i prateće materijale, usmena priopćenja ili informacije povjerljive prirode koje je Klijent predočio o svom poslovanju. Podaci se mogu komunicirati trećim stranama samo uz izričit pisani pristanak Klijenta, osim u slučajevima definiranima zakonskim propisima.

15.2. U slučaju inspekcija koje zahtijevaju njegovu prisutnost, Davatelj usluga će nadležnim tijelima dostaviti sve potrebne podatke i informacije koje posjeduje. U slučaju vođenja postupka nakon nadzora, Davatelj usluga će sudjelovati u postupku pružajući zakonskom predstavniku Klijenta sve informacije koje su mu dostupne.

15.3. Davatelj usluga obrađuje osobne podatke isključivo za izvršenje ugovora i zakonske obveze.

Članak 16. Izuzeci od povjerljivosti i obrada osobnih podataka

16.1. Informacije iz članka 15. mogu biti također predočene od strane Davatelja usluga bez izričitog pisanog pristanka Klijenta fizičkim ili pravnim osobama kojima takve informacije moraju biti dostavljene ili predočene na temelju zakona i drugih propisa, te ih koristiti u svrhe koje su u skladu sa zakonom i ovim Općim uvjetima.

16.2. Obveza čuvanja poslovnih tajni nije prekršena ako su činjenice, podaci, informacije i izvještaji predočeni uz pisani pristanak Klijenta ili ako je Davatelj usluga obvezan to učiniti prema zakonskim propisima.

16.3. Davatelj usluga obrađuje osobne podatke u skladu s GDPR-om i važećim zakonima RH o zaštiti osobnih podataka. Klijent je voditelj obrade, Davatelj je izvršitelj obrade.

Članak 17. Obveza izvještavanja o promjenama

17.1. Klijent se obvezuje odmah, u pisanom obliku, obavijestiti Davatelja usluga o svim promjenama koje su relevantne za pružanje usluga. Obavijest o promjeni stupa na snagu sljedeći dan nakon njezinog primitka. Relevantne promjene uključuju, ali nisu ograničene na promjene vlasničke strukture, sjedišta, zakonskih zastupnika, djelatnosti, kontakt podataka i internih procedura koje utječu na izvršenje usluge.

17.2. Davatelj usluga zadržava pravo, uz prethodni pristanak Klijenta, obavještavati ga putem različitih komunikacijskih kanala o proizvodima, uslugama i aktualnim ponudama. Takve obavijesti neće utjecati na izvršenje ugovornih obveza i neće se smatrati promjenom ugovora.

Članak 18. Privremeno uskraćivanje usluga

18.1. Davatelj usluga ima pravo privremeno uskratiti usluge iz ugovora Klijentu i obavijestiti ga ako tijekom ugovornog odnosa utvrdi postojanje okolnosti koje se odnose na naplatu potraživanja. Uskraćivanje usluga provodi se nakon pisane obavijesti Klijentu i ostavljanja razumnog roka za podmirenje obveza, osim u slučajevima kada zakon ili ugovor dopuštaju neposrednu obustavu. Usluge se reaktiviraju nakon podmirenja dugovanja i dostave cjelokupne dokumentacije.

Članak 19. Jurisdikcija u slučaju spora

19.1. Sporove koji proizlaze iz ugovora, uključujući sporove vezane uz tumačenje, primjenu ili izvršenje ovih Općih uvjeta, Davatelj usluga i Klijent prvo će nastojati riješiti sporazumno i mirnim putem, a u slučaju neuspjelog mirnog rješavanja sporova, ugovorne strane prihvaćaju nadležnost stvarno nadležnog suda prema sjedištu Davatelja usluga.

Članak 20. Raskid suradnje

20.1. Privremeno uskraćivanje usluge može se primijeniti samo uz prethodnu pisanu obavijest Klijentu i razuman rok za ispravak. U slučaju neplaćanja ili ozbiljnog kršenja ugovora, Davatelj usluga može raskinuti ugovor odmah. Davatelj usluge će u obavijesti navesti razloge i rok za ispravak, osim kada je zbog zakonskih ograničenja ili sigurnosnih razloga hitan raskid nužan.

20.2. Ugovor se može raskinuti uz otkazni rok od 30 dana. Otkaz mora biti dostavljen u pisanom obliku.
20.3. Davatelj može raskinuti odmah u slučajevima:

• AML rizika
• neplaćanja dužeg od 60 dana
• nezakonitih naloga
• zlouporabe sustava

Popis je indikativan te ne isključuje druge situacije u kojima bi nastavak suradnje bio protivno zakonu ili regulatornim zahtjevima.

20.4. Po raskidu Davatelj predaje Klijentu digitalnu dokumentaciju u standardiziranom formatu. Predaja dokumentacije ne utječe na obvezu Klijenta da podmiri sve nepodmirene obveze prema Davatelju usluge.

Članak 21. Izmjene Općih uvjeta

21.1. Davatelj usluga zadržava pravo izmijeniti ove Opće uvjete. Ažurirana verzija Općih uvjeta smatra se obavljenom i na snazi od trenutka kada je Klijentu dostavljena obavijest o izmjenama. Obavijest se dostavlja putem e-pošte navedene u ugovoru ili drugog prethodno dogovorenog kanala.

21.2. Klijent ima pravo, u roku od 30 (trideset) dana od dana primitka obavijesti o izmjenama Općih uvjeta, pisanim putem otkazati Ugovor bez ikakvih dodatnih troškova. U protivnom se smatra da Klijent prihvaća izmjene.

Članak 22. Povjerljivost i poslovna tajna

22.1. Stranke čuvaju povjerljive podatke kao poslovnu tajnu. Povjerljivi podaci uključuju sve informacije koje nisu javno dostupne, a koje su stranke saznale tijekom suradnje.

22.2. Iznimke:

• obveze prema zakonu
• zahtjevi Porezne uprave, FINA-e, HNB-a, suda, DORH-a, odnosno svih nadležnih tijela koja imaju zakonsku ovlast zatražiti podatke.

22.3. Obveza čuvanja vrijedi i 5 godina nakon prestanka suradnje, osim ako poseban zakon nalaže dulji rok.

Članak 23. GDPR – zaštita osobnih podataka

23.1. Uloge stranaka definirane su člankom 28. GDPR-a.
23.2. Osobni podaci obrađuju se isključivo radi izvršenja ugovora i zakonskih obveza. Davatelj usluge obrade ne smije koristiti osobne podatke u vlastite svrhe.
23.3. Davatelj usluge koristi odgovarajuće tehničke i organizacijske mjere zaštite. Ove mjere uključuju kontrole pristupa, enkripciju, procedure sigurnosnih kopija i druge mjere u skladu s člankom 32. GDPR-a.
23.4. Obrada uključuje: identifikacijske podatke, obračune, doprinose, radne evidencije, kontakt podatke i sl. Popis nije ograničavajući, jer računovodstveni servis može obrađivati i druge podatke relevantne za izvršenje usluge. Obrada se uvijek provodi isključivo prema dokumentiranim uputama Klijenta.
23.5. Klijent jamči zakonitost obrade koju je naložio. Davatelj usluge ne snosi odgovornost za nezakonitosti obrade koje proizlaze iz naloga Klijenta.

Članak 24. Završne odredbe

24.1. Za tumačenje se primjenjuje pravo Republike Hrvatske. U slučaju nesuglasja između Ugovora i Općih uvjeta, prednost imaju posebne odredbe Ugovora.
24.2. Nadležan je stvarno nadležni sud prema sjedištu Davatelja.
24.3. Opći uvjeti primjenjuju se od dana objave i vrijede do opoziva ili izmjene